Vacature deeltijds administratief medewerker secretariaat

Je maakt deel uit van de dienst secretariaat. Je voert administratieve taken uit, rekening houdend met wettelijke en beleidsbepalingen, interne procedures en dienstgebonden afspraken.

Je voornaamste taak is het verlenen van administratieve ondersteuning (in eerste instantie voor de burgemeester), met daarnaast een back-up functie op de dienst secretariaat, meer bepaald:

• Agendabeheer in Outlook
  o Beheer van inkomende mails;
  o Overleg met burgemeester en opvolging taken;
  o Archiefbeheer opzetten;
• Beheer vergaderingen
  o Voorbereiden vergaderingen
• Administratieve voorbereiding, géén inhoudelijke voorbereiding en opvolging;
  o Opvolging van vergaderingen
• Occasionele aanwezigheid op vergaderingen;
• Occasioneel opmaken van het verslag van de vergaderingen waar de aanwezigheid gevraagd wordt
• Contacten met medewerkers en externen
  o Afspraken met medewerkers, burgers, … inplannen
  o Opvolging contacten en doorverwijsfunctie naar interne diensten
• Back-up secretariaat
  o Beheer e-besluiten en postverwerking, …

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve richting
• Of indien er geen diploma voorhanden is, is 4 jaar relevante ervaring vereist (in een Management Assistant functie)
• Een deeltijdse tewerkstelling, verspreid over een 5-dagenweek

• Een contract van onbepaalde duur;
• Een deeltijdse tewerkstelling van 19 uur per week (over 5 werkdagen);
• Een goede verloning op niveau C (C1-C3);
• Verzekering gewaarborgd inkomen;
• Maaltijdcheques;
• Tweede pensioenpijler;
• Hospitalisatieverzekering;

Mail jouw sollicitatiebrief met CV en kopie van je diploma naar: solliciteren@alken.be, met vermelding van de vacature administratief medewerker dienst secretariaat als onderwerp.
Solliciteren kan tot en met 3 juni 2026.

Er wordt voor deze functie een werfreserve aangelegd.

Er kan een preselectie gebeuren op basis van jouw CV en sollicitatiebrief.

De aanwervingsprocedure bestaat uit een gestructureerd interview voorzien op maandag 8 juni 2026 tijdens de kantooruren en een schriftelijk examen voorzien op maandag 15 juni 2026 (17-20u.)

Neem contact op met Inge Snoeks, personeelsdienst, of Pascal Giesen, algemeen directeur.